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7個擺脫糟糕的供應商合同的技巧

2019-06-27 16:39:22  來源:企業網D1Net

摘要:當一個看似甜蜜的交易變得不再愉快時,是時候準備一個退出策略了。以下是你在這種情況下維持基本的業務運營、與供應商的關系以及工作的方法。
關鍵詞: 供應商
  當一個看似甜蜜的交易變得不再愉快時,是時候準備一個退出策略了。以下是你在這種情況下維持基本的業務運營、與供應商的關系以及工作的方法。
 
  就像死亡、稅收和網絡宕機一樣,一份糟糕的合同對于大多數IT領導者來說都是生活中難以避免的事情。曾經看起來公平合理的交易隨著時間的推移可能會因各種原因而失敗,比如更好或更低成本的技術的出現,又或者是供應商不再愿意繼續履行合同要求。
 
  商業咨詢公司Capto的首席執行官P. Tracy Currie表示:“通常情況下,總是會有一個解決方案的--如果你想找到一個的話。”他已經成功地為許多財富500強的IT組織談判并重新簽訂了合同。Currie的建議是盡快采取行動以減少損失。“就像媽媽常說的那樣,‘快點把創可貼撕掉吧。’”
 
  還在背負著一筆無用的交易?查看以下所述的七個技巧吧,它們可以幫助你擺脫不平衡的供應商合同,回到IT和業務的成功軌道上來。
 
  1.盡早的建立關系
 
  早在合同問題出現之前,聰明的CIO就已經與他的業務部門同行建立了穩固的關系。在IT之外建立聯盟可以消除內部的反對意見,同時讓CIO在未來的合同談判和重新談判中有更多回旋的余地。
 
  “這可以為你推動合同變更的力度定下基調,”商業咨詢公司Santa Fe Group的高級副總裁、律師Brad Keller說。“在與業務部門的會議上,你需要確保他們明白變更的必要性,如果不采取糾正措施則會對公司以及他們的收入來源產生怎么樣的風險。”
 
  與供應商建立牢固而友好的關系也是值得的。“希望你的供應商能夠將你視為一個重要的商業伙伴,并愿意與你合作,最終找到一個各方都能接受的解決方案,”Keller說。
 
  2.對情況進行分析
 
  Currie說,IT領導者可能犯下的最大錯誤就是在完全理解問題并找到可能的解決方案之前就采取了行動。他建議可以從兩方面來分析形勢。“通過站在供應商的角度來考慮問題,你就能考慮到他們的潛在弱點,”他指出。
 
  憤怒和沮喪可能會導致草率和不明智的決定。“截止日期的到來和巨大的壓力會讓包括IT主管在內的任何人匆忙的得出糟糕的結論,”為Salesforce提供企業數字化轉型服務的合作伙伴Simplus的法律顧問Adam Wardel建議道。“你需要放慢腳步,確保有人能挑戰你對形勢的判斷。”
 
  研究公司Info-Tech Research Group的合同審查及許可首席研究顧問Scott Bickley表示,為了全面了解情況,有必要對問題供應商合同影響的所有IT和企業流程及資源進行全面的評估。他強調:“全面評估形勢是至關重要的,不要孤立地關注那些不那么重要的條款和條件。”
 
  3.構建你的案例
 
  Info-Tech的CIO研究和咨詢部門主管Rocco Rao表示,總是會有重新談判合同的機會--你只需要為此做好準備。“大多數首席信息官可能會認為,一旦簽訂了合同,你就失去了談判籌碼,”他指出。實際上,供應商也可以被未來收入的承諾所強烈激勵。“他們渴望能夠擴大工作范圍,也渴望延長合同期限,”Rao說。“而這正是你重新談判的籌碼。”
 
  Wardel建議,一旦企業決定與關鍵供應商就合同問題進行談判,就應該立即與企業的法律顧問安排一次會議。“你讓問題持續的時間越長,尋找解決方案的難度就越大,”他指出。
 
  Wardel解釋說,一個好的律師已經受過訓練,能夠冷靜地審查合同中的分歧,收集與論證各方相關的事實,然后準備一個對客戶最有利的案例。“法律代表應該制定多個方案,并有權在聯系供應商之前尋求多種渠道,”Wardel說。
 
  4.開始重新談判
 
  如果正在使用的產品或服務仍然是合適的,但合同的成本、期限或支持條款糟糕得令人無法忍受,那么在協議有效期內,總是有可能重新協商那些令人不安的問題的。金融行業咨詢公司Cornerstone Advisors的合伙人兼合同專家Bob Roth表示:“如果條款過于繁瑣且已經脫離了市場,那么嘗試與供應商合作并進行重新修正也并非不可能。”
 
  Bickley建議采取建設性的方式來重新進行談判。“你需要拿出一份計劃,提出未來需要改進的領域,并對如何幫助供應商獲得成功持開放態度,”他說。“然后利用這段時間來評估你的供應商,確定他們是否依然適合你的組織,無論是在文化上還是合同上。”
 
  與供應商的關系越好,就越容易讓他們參與有意義的討論。“請記住,只要合同不能續簽,你就總是可以聯系供應商并嘗試修改合同,”Keller指出。
 
  另一方面,如果供應商不肯讓步,而有另一種產品或服務能夠給出更適合更友好的條款,那么終止交易并承擔任何處罰也都是有意義的。“如果提前取消合同的成本可以被轉移到其他供應商的產品而節省的成本抵消,那么提前取消合同可能也是有利的,”Roth解釋說。“使用不同產品所帶來的生產率的提高(如果有的話)也應該包括在節約計算中。”
 
  5.等待
 
  對于已經或即將到期的合同來說,最劃算的方法可能就是繼續等待了。IT管理咨詢公司Pace Harmon的董事Gordon Wong表示,什么都不做當然很容易,但只有在一些特定的情況下,這才是一個聰明的策略。
 
  “只有當合同期限很快就要到期,或者合同變更所帶來的商業影響超過新合同帶來的好處時,糟糕的合同條款才會被普遍接受,”他指出。“換句話說,就是當業務中斷的風險超過了新合同帶來的經濟利益時。”
 
  6.追求最大的靈活性
 
  重要的是要確保新的或修改后的合同不會像它所取代的合同那樣糟糕。IT基礎設施提供商ServerCentral Turing Group的首席技術官Eric Dynowski指出,IT領導者可能經常會陷入尋找長期合同的陷阱,他們希望這些合同能夠最大化他們的投資回報。這些協議會承諾降低總體擁有成本,并為其業務提供最佳的財務足跡。
 
  “然而,18至24個月后企業需求與簽署協議時一樣的可能性已經變得越來越低了,”Dynowski建議道。“我們一直在看到一些12到18個月的規劃,并且需要對這些努力所帶來的重大變化進行結構調整。”
 
  Dynowski說,聰明的做法是堅持簽訂一份這樣的協議,其中包括可以重新談判合同條款的日歷審查點,以反映當前的技術和市場趨勢。“這樣,在每一個周年紀念日,你便都有機會打開協議,并重新評估需要做出哪些改變。”
 
  7.準備一個終極的備份計劃
 
  一些CIO認為,終止一份不公平的合同就可以解決他們所有直接的供應商問題。然而,從許多方面來說,放棄一筆糟糕的交易僅僅標志著另一個具有挑戰性的過程的開始:填補這筆失敗交易所留下的技術空白。
 
  “你需要準備一個計劃,確保能夠在沒有供應商服務的情況下解決業務的連續性問題,”Rao警告說。終止合同可能會對供應商產生財務影響,但更可能會對客戶的日常運營造成直接打擊。“在任何業務連續性的規劃場景中,你都需要運用類似的思維,”他觀察到。
 
  在退出交易之前,有必要制定一個詳細的退出策略,以便將IT和業務中斷的影響降至最低。
 
  “你的終止程序應該包括潛在的替代程序,以及轉移到新供應商的時間、成本和復雜性,最重要的是,你的數據或供應商所擁有的其他資產會發生什么樣的變化,”Keller表示。“你還應該有一個明確定義的流程來驗證供應商是否遵守了這些要求。”

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責編:pingxiaoli